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Nel 2002 un ospedale del Missouri aveva un enorme problema. Le sale operatorie erano sempre piene, tutte, tutti i giorni, e allora ha preso una decisione che sembrava una follia. Ne ha lasciata una vuota e ha fatto più interventi di prima. Ok, ricorda questa cosa e mattiamola da parte un attimo, ci torniamo. Perché adesso voglio portarti da un'altra parte. Venerdì sera, ore 20 e 10. Elisabetta è la titolare di uno studio dentistico in provincia di Terni. Tre poltrone, un team di 11 persone. L'ultimo paziente è uscito. Elisabetta è nel suo ufficio e guarda il conto corrente sullo schermo del computer: 6.000 euro. Lunedì c'è da pagare l'F24 e sono quasi 9.000. Sulla scrivania c'è il piano di cura con il proventivo della signora Ferri da richiamare da tre settimane. C'è il foglio con i numeri del mese che voleva guardare con calma, ma che non ha ancora guardato. C'è un foglio con alcune delle note della chiacchierata che vuole fare con l'assistente che arriva sempre in ritardo, chiacchierata che ha rimandato per l'ennesima volta. Elisabetta non è una dentista che non lavora, anzi, è la persona che lavora di più di tutte nel suo studio dentistico. E allora cos'è che non va? Non è disorganizzazione, non è pigrizia e non è nemmeno mancanza di voglia di fare, è la scarsità. E la scarsità, quando ti entra in testa, non ti toglie soltanto i soldi, ti toglie quelle risorse mentali che sono esattamente quelle che ti servono per uscire da una situazione che non va, creando un terribile circolo vizioso. Ecco perché in questa puntata ti spiego perché quella che mi hai sentito definire un sacco di volte la zona pericolo ti costa molto di più dei soldi che non guadagni. E perché più tu ti impegni per allontanarti da lei, più questa cosa ti potrebbe tenere fermo o ti potrebbe far tornare indietro. Alla fine di questo episodio hai le due mosse per uscire dalla trappola della scarsità e capisci in modo chiaro cosa c'entra quella sala operativa vuota dell'ospedale del Missouri con il tuo studio dentistico. E fermo o ferma non è lasciare una poltrona libera. Ciao e benvenuta o benvenuto in questo nuovo episodio di Grassi Risultati in odontoiatria, il podcast nel quale trovi strategie e tattiche per la crescita etica del tuo studio dentistico. Io sono Andrea Grassi, mi ci sono voluti 30 anni di imprenditoria e oltre 15 a fianco di più di 3800 professionisti del tuo settore per razionalizzare, sistematizzare le cose che trovi all'interno di questo podcast. Se applichi quello di cui parliamo qui, i risultati del tuo studio migliorano. È una promessa. Stai ascoltando grati risultati in odontoiatria. Questo show è pensato per titolari di studio dentistico che vogliono consigli, strategie e tattiche per aumentare il profitto del loro studio, aumentare la qualità clinica che offrono i loro pazienti, avere più denaro in casa per mettere al sicuro la loro attività e la loro vita, e avere più tempo libero e più libertà personale. Io sono Andrea Grassi, il fondatore dell'Accademia per lo Sviluppo Imprenditoriale dello studio dentistico. Sono il conduttore di questo podcast e ti do il benvenuto a questa puntata. Qualche tempo fa ho letto un libro molto interessante, anche se un po' controverso per alcune delle sue teorie. Si intitola Scarsity, Scarsità. L'hanno scritto due ricercatori: Sandil Mullainatan, credo che si pronunci così, un economista di Harvard, ed Eldar Shaffir, uno psicologo di Princeton. E leggendo quel libro ho pensato ad una cosa sola. Questi due stanno parlando della zona pericolo, senza aver mai messo piedi in uno studio dentistico. Te la ricordi la zona pericolo? È quella nella quale il fatturato dello studio è pericolosamente vicino al break even point, al punto di pareggio. E quella zona nella quale, per colpa di un piccolo imprevisto, dal guadagno passi ad una perdita. E normalmente quando ne parliamo, la lettura più semplice della questione è devi uscire dalla zona pericolo per guadagnare di più e per essere più al sicuro. Giusto, ma è solo metà della storia. Uscire dalla zona pericolo non serve solo per guadagnare di più o essere più al sicuro. Serve per evitare un pericolo ancora più subdolo. Adesso ti spiego perché. Quando sei nella zona pericolo, non vivi solo una scarsità, in realtà ne vivi due. La prima è la scarsità di cassa, e quella la conosci molto bene. Il conto che non respira, l'F24 che ti toglie il son, il fornitore che chiede, il bonifico, il collaboratore da pagare, la rata dell'attrezzatura. Ogni mese è un gioco di Tetris per incastrare i pagamenti e per far funzionare tutto. La seconda mancanza è la scarsità di tempo. E questa è un po' più subdola, perché nella maggior parte degli studi che si trovano nella zona pericolo, quasi nella totalità, la fonte principale della produzione clinica è il titolare. È il classico dentista professionista. Tutto gira fino a quando lui è alla poltrona. Ti fermi, tu si ferma. E allora il tempo per guardare i numeri, per pianificare, per parlare con il team semplicemente non c'è. Perché questo titolare è impegnato a correre come il cricettino sulla ruota per fare in modo che quel benedetto fatturato non venga assorbito e inglobato dal punto di pareggio dello studio, deve cercare di stare sempre un pochettino più avanti. Ecco perché questo gli ruba tutto quanto il tempo che gli servirebbe per fare le altre cose che non sta facendo. E vedi queste due scarsità: la scarsità di cassa e la scarsità di tempo non vivono separate, anzi, si alimentano vicendevolmente in quel circolo vizioso di cui ti parlavo prima. Hai poco margine, quindi lavori di più alla poltrona, lavori di più alla poltrona nello studio, ma hai meno tempo per lavorare sullo studio. Governi meno lo studio perché ci lavori meno sopra, quindi il margine si restringe ancora. E ricominci da capo. La corsa del criceto declinata all'interno dello studio dentistico. Nella puntata numero 147, io ti ho detto che odio, detesto letteralmente la forma mentis della scarsità. E oggi ti voglio aggiungere un pezzo molto importante al discorso. Anzi, se ne hai voglia, se ne hai tempo, ti dico anche quando hai terminato con questa puntata, magari fatti ascoltare anche la puntata 147, perché secondo me completa molto bene o amplia molto bene il discorso che stiamo facendo. Perché la scarsità fa molti più danni di quanto pensi. Il cuore del libro Scarsity è proprio questo qui: quando ti manca qualcosa, soldi, tempo, non importa cosa, la tua testa fa una cosa sola, si focalizza unicamente su quello che manca. Gli autori lo chiamano l'effetto tunnel. Pensa a quando guidi in galleria, vedi benissimo quello che hai davanti, ma ai lati quello che c'è non lo vedi, perché tra l'altro i tuoi fari non lo illuminano. E soprattutto quello che c'è fuori dalla galleria è completamente bloccato alla vista dalle pareti del tunnel stesso. Ecco, la scarsità ti mette all'interno di questa galleria. Dentro il tunnel c'è l'urgente, il F24 del lunedì, il paziente con il dolore, il book in agenda del giovedì, i conti che non tornano per il fine mese. Fuori dal tunnel c'è tutto quello che è importante. Il lavorare sullo studio, il definire una nuova strategia, il mettere in piedi finalmente un sistema, strutturare il piano di 90 giorni e condividerlo con il team. Il punto è che quando sei nel tunnel, l'importante non lo vedi minimamente. Non è che decidi razionalmente di rimandarlo, semplicemente sparisce dal tuo campo visivo, perché l'unica cosa sulla quale riesci a focalizzarti è tutto quello che ti manca. E c'è un dettaglio in questo contesto che rende tutto questo meccanismo per un titolare ancora più insidioso. Ed è il fatto che il titolare all'interno di quel tunnel ha la sensazione, la percezione di star funzionando. Tra l'altro c'è un passaggio nel quale nel libro gli autori lo dicono chiaramente. Sotto pressione si diventa più efficaci sul compito da eseguire. Pensa a quante volte hai detto questa frase o hai sentito dire questa frase. L'F24: In una maniera o nell'altra trovi una soluzione. Altrimenti non saresti qui ad ascoltare questo podcast per pagarlo. Il paziente in urgenza, nonostante l'agenda blindata, fai qualche salto mortale, lo riesce a gestire. E quindi ti sembra di star facendo bene, perché stai risolvendo problemi. Ce l'ho fatta anche questo mese. Sì, ok, ce l'hai fatta anche questo mese. Ma a quale prezzo? Perché nel tunnel succede anche un'altra cosa, ed è quella di cominciare a prendere in prestito dal futuro. Non ti parlo solo di soldi, ti parlo di tutte quelle scelte che vengono fatte oggi che risolvono il problema, ma che cominciano a fare accumulare interessi che ti vengono presentati in futuro. Lo sconto per far partire subito un piano di cura perché la presentazione di quel piano di cura non è stata efficace come avrebbe dovuto, e quindi per non perdere l'accettazione, hai fatto lo sconto. Perché oggi ti serve assolutamente fare quel lavoro per tenere in piedi i tuoi numeri, altrimenti non stai fatturando abbastanza. Il fido in banca ampliato perché ci sono da pagare le tasse, che, per l'amor di Dio, ti permette di risolvere il problema, ma ti genera un problema forse più grande più avanti. Il paziente che sai che non è quello giusto, quello con cui dovresti creare una relazione di lungo periodo, ma lo curi perché non hai alternativa, il collaboratore tolleri perché, anche se non è quello che tocca in Nintendo, si dice Reggio Emilia. Tutte queste scelte hanno una cosa in comune. All'interno del tunnel ti sembrano delle ottime soluzioni per risolvere un problema. Ma fuori dal tunnel, dove non vedi, fanno sì che si accumulino degli interessi è un conto da pagare progressivamente, sempre più salato. Che prima o poi qualcuno arriva e ti chiede di dover pagare. E siccome fuori non ci vedi, non ti rendi conto quando questa cosa ti arriva addosso. Tra l'altro, secondo me, dentro al tunnel c'è anche una terza cosa, ed è un po' quella della coperta corta. Perché quando vivi all'interno della scarsità, tiri da una parte per coprirti e ti scopri dall'altra. Paghi il collaboratore e rimandi il fornitore. Copri l'urgenza che si genera, ma salta la riunione con il team. Passi settimane a spostare risorse da un buco all'altro, tappando quel buco lì, ma prendone un altro da un'altra parte. Ora, se stai pensando che io ti stia dicendo che sei tu che sbagli, ti fermo subito. Ti sto dicendo in un certo senso esattamente il contrario. Tra l'altro, c'è un altro passaggio interessante nel libro proprio relativamente a questo: non è un difetto di carattere. Non è che sei disordinata o disordinato, poco lungimirante o incapace di gestire i soldi del tuo studio. Metti la persona più brillante che conosci immersa in un contesto di scarsità e il risultato è praticamente lo stesso. Non è la persona, è la situazione. E la buona notizia è che la situazione si può cambiare molto più facilmente. E tocchiamo l'ultimo punto, però prima di arrivare alla soluzione, perché davvero l'essere immersi nella zona pericolo, essere immersi in una dinamica di sistematica scarsità fa molti più danni di quello che si pensi. Perché secondo me c'è forse l'ultima cosa che vale la pena sottolineare. Cosa fa la maggior parte dei titolari quando si trova in una situazione di questo tipo? Cerca di risolverla impegnandosi di più. Piora la poltrona, più pazienti in agenda il sabato mattina la prosa pranzo saltata è la reazione più naturale del mondo e anche la più sbagliata. Perché se il problema è il tunnel, lavorare dentro al tunnel non risolve il problema. Più alla poltrona significa avere meno tempo per guardare fuori e risolvere le vere cause, magari, del problema che hanno generato quella scarsità. Stare dentro il tunnel vuol dire ancora più cose rimandate, ancora più prestiti fatti dal futuro. E in una dinamica di questo tipo le cose non stanno ferme ma peggiorano mentre tu non te ne stai occupando. Perché ogni prestito dal futuro restringe ancora di più i margini di domani e un margine più stretto ti spinge ancora di più all'interno del tunnel. È letteralmente un cane che si morde la coda. Ed è tutto a causa del trovarsi all'interno di un contesto di scarsità e le reazioni più sbagliate per tirarsene fuori. Ed è per questo che vedo titolari bravissimi lavorare come muli e dopo cinque anni essere ancora esattamente nello stesso punto, avendole dal loro punto di vista anche addirittura provate tutte. Non hanno lavorato poco e che probabilmente hanno lavorato tutto quel tempo nel posto sbagliato. C'è il lavorare nel tunnel, tutto quello che fai per arrivare a fine mese, a fine settimana, a tenere in piedi tutto, e c'è il lavorare fuori dal tunnel. Ed è tutto quello che fai per risolvere le cause, non gli effetti della scarsità, per fare in modo che tutto questo non si ripresenti il mese successivo, o si ripresenti in maniera ridotta, poi ridotta, poi ridotta, poi ridotta, fino a quando scompare e ti proietta all'interno di una zona di ricchezza e abbondanza. Se dedichi tutto il tempo a lavorare nel tunnel, non te ne rimane per lavorare fuori dal tunnel. E quel tunnel lì ti porta sempre più in profondità, senza farti nemmeno più vedere quella famosa luce alla fine di quel tunnel, semplicemente perché non c'è. Torniamo in Missuri, l'ospedale del quale ti parlavo all'inizio di questo episodio. Sulla carta efficienza massima, ma c'era un problema. Circa un intervento su cinque non era programmabile perché era un'urgenza. E ogni volta che arrivava un'urgenza con quel tasso di saturazione, saltava tutto. Gli interventi programmati venivano spostati, lo staff era costretto sistematicamente a fare degli straordinari, i chirurghi aspettavano ore per un intervento che avrebbe richiesto loro mezz'ora, e addirittura a volte finivano ad operare alle due di notte. Allora qualcuno, per risolvere la situazione, ha proposto una cosa che sembrava assurda: lasciamo una sala operatoria vuota, la teniamo lì solo per le urgenze, non ci facciamo niente e nessuna delle attività programmate. Risultato? Più interventi complessivi. E quelli fatti dopo le tre del pomeriggio si sono praticamente dimezzati. Perché il problema non erano le sale, era che non c'era margine. E quando non hai margine, ogni imprevisto diventa una crisi. Ti suona familiare? È esattamente la metafora della zona pericolo. Attenta, o attento però, te lo dicevo prima, non ti ho fatto questo discorso per dirti di lasciare una sala vuota, un riunito vuoto, il discorso è diverso. Il punto non è la sala, il punto è il margine. E nel tuo studio, il margine ha due nomi e sono gli stessi nomi che abbiamo usato per la scarsità. Ci deve essere margine di cassa e ci deve essere margine di tempo. Quindi, se vuoi evitare che un contesto di scarsità ti faccia molti più danni di quelli che ti sta già facendo e abbiamo visto che sono molti di più di quanto si creda, ci sono due cose sulle quali ti devi organizzare immediatamente. Per cercare di proteggerci, strutturarti, creare dei bastioni che ti tengono lontani, gli effetti sulla testa della scarsità che ti fanno concentrare solo su quello che ti manca e non a costruire quello che ti serve. Mossa numero uno: blindare il tempo che passi fuori dal tunnel. La prima cosa che devi costruire non è più margine di cassa, è il tempo per guardarti attorno fuori dal tunnel. Perché è solo lì che c'è la soluzione per tutto il resto e che ti porta definitivamente fuori da quella maledetta galleria. Ad esempio, questo è esattamente il motivo per cui le riunioni del Profit Monday si fanno proprio il lunedì mattina prima di andare alla poltrona. Non il venerdì sera, quando sei distrutto, quando sei distrutto dall'intera settimana. Non quando c'è un momento libero, perché quel momento libero lì, all'interno del tunnel, non c'è mai. Devi farlo prima che l'urgente si prenda la tua settimana. Questo è il tuo spazio fuori dal tunnel. Un appuntamento con l'importante messo in agenda come se fosse un paziente. E come un paziente non si sposta. E nel sistema operativo Profit Monday. Ogni lunedì guardi una parte diversa del tuo sistema operativo. Le prime visite i pazienti da riattivare, l'accettazione dei piani di cura, il valore medio accettato, i prezzi medi, gli incassi, le performance delle persone del team, le dinamiche delle persone all'interno del team. Il preventivo della signora Ferri lì rimasto sulla settimana per tre settimane non ci resta. Lo vedi il lunedì, e il lunedì decidi chi se ne occupa, come se ne occupa usando anche i protocolli, i processi, il sistema, magari di cui abbiamo parlato nello scorso episodio. Però il punto è proprio questo qua: avere tempo blindato, protetto fuori dal tunnel, ti serve per creare i presupposti per uscire dal tunnel e non tornarci mai più. Se continui solo a lavorare lì dentro, continui a essere indirizzata esclusivamente verso una situazione sistematica di scarsità. E te lo dico perché ho vissuto insieme a centinaia e centinaia di titolari che dentro a quel tunnel ci stavano vivendo qualcuno citando una famosa battuta, la pure arredato, pensando che fosse l'unico posto all'interno del quale potevano effettivamente lavorare. E solo portandoli fuori da lì e facendoli lavorare sulle vere cause che li hanno proiettati lì dentro, hanno potuto creare le condizioni per uscirci per sempre. Quindi la mossa numero uno è blindare il tuo tempo di lavoro anche fuori dal tunnel. Poi, per l'amor di Dio, anche perché dentro quel tunnel, se ci sei finito, devi comunque passarci attraverso. Ma c'è modo e modo, passarci attraverso il più velocemente possibile è completamente diverso che viverci. Mossa numero due c'è da creare margine di cassa. Se la sala vuota dell'ospedale del Missouri assorbe le urgenze, il margine di cassa assorbe gli imprevisti, le urgenze finanziarie. Il macchinario che si rompe, l'investimento imprevisto da fare, il mese nel quale chissà per quale congiunzione astrale i risultati dello studio non sono quelli che dovrebbero. Con il margine di cassa di tempo, l'imprevisto rimane un imprevisto senza margine l'imprevisto diventa una crisi. È una crisi ti sbatte nuovamente dentro il tunnel. E tra l'altro qua c'è un passaggio estremamente importante perché tantissime volte, quando crei le condizioni di avere margine di cassa, smetti di prendere in prestito dal futuro. E quando smetti di prendere dal futuro, smetti è che ti si continuino ad accumulare interessi su interessi, e non parlo soltanto di interessi bancari, ovviamente, che rendono quel conto che prima o poi ti arriva in faccia troppo salato e troppo difficile da poter pagare. Quando hai margine di cassa smetti di fare sconti per poter incassare subito e magari compromettere il tuo margine, ma almeno avere della liquidità e poi posticipare il problema del margine e capire dopo come gestirlo. Non corri in banca per finanziare le tasse. E soprattutto vedere quel saldo di conto corrente ad un importo tale che rimane sempre ben lontano dallo zero, ben fuori dal fido, ti libera la testa da una delle ansie più grandi. Perché la maggior parte delle persone tollera la mancanza di tempo molto meglio di quanto tolleri la mancanza di cassa. Ed è esattamente questo che intendo quando dico che è estremamente importante uscire dalla zona pericolo e che non è solo una questione di soldi. I soldi sono quello che si vede, la testa libera, l'andare a dormire la sera senza l'ansia, il gestire le cose ogni mattina senza lo stress di dover fare il giocogliere per far incastrare tutto, altrimenti tutto cade e si frantuma, è quello che dal mio punto di vista fa la vera differenza. Come si costruisce il margine di cassa con un cash flow positivo governato, sapere esattamente cosa è da incassare e quando perché a monte l'hai organizzato, l'hai pianificato e lo stai sistematicamente monitorando, mettendo da parte prima, accantonando prima invece che rincorrere dopo, guardandolo quel saldo con regolarità, non soltanto quando è rosso o quando c'è qualcuno che ti dice: abbiamo sforato e allontanandoti mese dopo mese, con una corretta strategia di saturazione, dal break even point dello studio. Ogni euro di distanza che accumuli dal tuo break even point, è la tua sala vuota dell'ospedale in Missouri. Ora, se vuoi che attenere insieme tutto questo: il tempo blindato, il margine di cassa, il poter lavorare lontano dalla zona pericolo per poter stare tranquillo e soprattutto vivere in un concetto di abbondanza che ha i benefici esattamente opposti. C'è il sistema costruito apposta per lo studio dentistico, il Profit Mondi Operating System. È il primo sistema operativo per lo studio dentistico, è il tuo libretto di istruzioni, è quello che trasforma la tua vita all'interno del tunnel in un sistema che ti permette di stare sistematicamente fuori dal tunnel, perché all'inizio vai fuori dal tunnel e poi quel tunnel lo fai scomparire perché dalla zona pericolo, appunto, il tuo studio opera all'interno della zona ricchezza e abbondanza, niente più tunnel. Nella descrizione di questo episodio ci sono tutte quante le informazioni, se hai capito che è quello che ti può aiutare per la trasformazione dello studio che stai ascoltando. Ora, continuando col nostro discorso della scarsità, potrebbero esserti venute in mente due obiezioni e sento il rumorino degli ingranaggi che girano da qui. Andre, prima uscirò dalla zona pericolo, e poi penserò alle riunioni del lunedì e poi penserò al tempo fuori dal tunnel, perché io sono dentro al tunnel, prima devo uscire dal tunnel. Lo capisco, eh, sembra la cosa più logica del mondo. Prima metto a posto i conti, poi mi organizzo. E lascia che ti dica una cosa. Quella esatta frase è la ragione per cui moltissimi si trovano immersi nel meccanismo diabolico della scarsità. È esattamente quello di cui abbiamo parlato. L'urgente passa davanti all'importante, ma quello che è peggio, l'urgente ti convince che l'importante possa aspettare. Ma se aspetti di uscire dalla zona pericolo per poter guardare fuori dal tunnel e sistemare le cose, non esci, perché è proprio guardando fuori dal tunnel che puoi sistemare le cose. E se pensi Andre, ma io sotto pressione rendo meglio, sono fatto così. Io ti dico che probabilmente hai ragione, davvero. Te lo dicevo anche prima, sotto pressione nell'immediato chiunque rende di più. Ma il problema, vedi, non è quello che fai quando sei sotto pressione. Il problema è quello che non fai. Sotto pressione, vinci nella giornata e intanto perdi nell'anno. La zona pericolo non ti toglie soltanto i soldi, ti toglie la testa per uscirne. E l'uscita non è lavorare di più, è costruire margine. Margine di tempo per guardare e stare fuori dal tunnel, e la cassa per creare i presupposti per non doverci rientrare mai più. Da una parte c'è il titolare che continua a scavare sempre più in profondità nel suo tunnel. Convinto che basti scavare più forte e che se persevera abbastanza a lungo vincerà. Dall'altra c'è il titolare che si ferma, alza la testa e si costruisce il margine per uscirne. Tu quale dei due vuoi essere? Io ti aspetto nel prossimo episodio. Ciao, ricordati di seguire il podcast per non perdere le prossime puntate.