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Fine dicembre dell'anno scorso, ultimo paziente uscito dalla porta. Paolo è seduto nel suo ufficio e fa una cosa che quasi tutti i titolari di studio fanno in quel periodo: tira le somme. Paolo ha uno studio a Verona e a gennaio, sempre dell'anno scorso, si era dato un obiettivo molto importante: far crescere il profitto disponibile. E per raggiungerlo, si era fatto una domanda, una sola, semplice. Mi servono più pazienti. Come faccio ad avere un numero maggiore di pazienti nuovi? Per 12 mesi ha agito in funzione di tutte le risposte che ha trovato a quella domanda. Investendo tempo, energie, denaro in tutta una serie di azioni fatte sul mondo esterno e sulla sua anagrafica per poter portare nuovi pazienti in studio. Ha fatto tutto bene e adesso guarda i numeri. Il fatturato è cresciuto, ma sul conto corrente la situazione è quella di 12 mesi fa. È più stanco ha lavorato di più e si ritrova praticamente nello stesso punto. Paolo è lì che guarda i numeri e si dice una frase, una frase che probabilmente si dicono in tanti nella sua stessa situazione. L'anno prossimo devo avere ancora più pazienti. Sì, l'anno prossimo devo fare marketing di più e devo fare marketing meglio. Ecco, è qui che voglio fermarti. Perché Paolo non è che ha fatto male quello che ha fatto quest'anno. Le sue risposte alla domanda iniziale sono state anche buone. Le cose che ha fatto per portare dentro pazienti nuovi erano fatte bene. Gli sono arrivati i pazienti nuovi, gli ha aumentato il fatturato, ma lui non voleva aumentare il fatturato, voleva aumentare il profitto disponibile. E quello, nonostante tutto, non è cresciuto, quindi non è arrivato dove voleva realmente arrivare. Il problema è che Paolo ha sbagliato la domanda alla quale trovare le risposte. Di conseguenza, anche se le risposte erano quelle giuste, la strategia per arrivare dove voleva non era quella che funzionava, perché? Perché era sbagliata la domanda a monte. Quando sbagli la domanda, puoi anche dare la risposta perfetta. Ma quella risposta perfetta ti porta comunque nel posto sbagliato. Se escludi la parte clinica alla guida del tuo studio, il tuo compito principale è risolvere problemi. E quei problemi, nella maggior parte dei casi, ti arrivano in faccia sotto forma di domande. Domande che ti fai tu o domande che ti fanno gli altri membri del team. Ma per poter risolvere i problemi che stanno sotto a queste domande, devi assicurarti che quelle siano le domande giuste. In questa puntata voglio spiegarti un sistema molto semplice che ti impedisce di bloccarti, di sprecare tempo, denaro ed energie ed avere la sicurezza di rispondere sempre alle domande corrette. È un sistema che ti permette di cambiare le domande, e diventerà chiaro tra poco questo concetto, perché ti permette di identificare quelle giuste e di conseguenza poterti concentrare davvero sulle cose che cambiano realmente i risultati del tuo studio dentistico. Ciao e benvenuta o benvenuto in questo nuovo episodio di Grassi Risultati in Odontoiatria, il podcast nel quale trovi strategie e tattiche per la crescita etica del tuo studio dentistico. Io sono Andrea Grassi e se ti piace imparare strumenti per migliorare i risultati del tuo studio, allora ti chiedo di trovare il pulsante iscriviti collegato alla piattaforma con la quale stai seguendo questo podcast e di cliccarlo. Ti è più semplice seguire gli episodi e serve anche a segnalarmi che questi contenuti ti sono utili così ne posso fare ancora. Mi sono serviti 30 anni di imprenditoria e oltre 15 al fianco di più di 3800 professionisti del tuo settore per razionalizzare e sistematizzare le cose che trovi all'interno di questo podcast. Se ti iscrivi al podcast, ascolti le puntate e applichi quello di cui parliamo, i risultati del tuo studio crescono. È una promessa, il problema non è che non sai trovare soluzioni. Il vero problema è che nessuno ti ha mai insegnato a distinguere i problemi veri dai loro sintomi o da questioni che sono soltanto mascherate da problemi. Esiste un meccanismo, una specie di trappola nella quale vedo cadere tantissimi titolari di studio dentistico e funziona più o meno così. Tu percepisci una difficoltà, senti che qualcosa non va, vedi che qualcosa non va, scontri con qualcosa che non va. Da quella difficoltà, da quella cosa che non funziona, fai nascere una domanda. La domanda che ti serve per produrre la soluzione che risolve la questione della quale stiamo parlando. E visto che sei bravo, la trovi anche quella soluzione. La metti in pratica, ci investi tempo ed energie, però i risultati non arrivano. O arrivano a metà. E a quel punto cosa ti dici? Devo trovare una soluzione migliore, devo trovare una risposta migliore, devo lavorare più duramente. E ricominci. Partendo dalla stessa domanda, cerchi una soluzione nuova. Ti accorgi del punto? In tutto questo ciclo non c'è un momento, nemmeno un momento, nel quale ti chiedi: Ma aspetta un attimo, la domanda alla quale sto cercando di rispondere è la domanda giusta? Fin da bambini ci hanno educato così. A scuola venivamo giudicati da una cosa sola, sapere le risposte. Chi sapeva le risposte prendeva bei voti, chi non le sapeva era quello scarso. Nessuno in 13 anni di studio, almeno in 13 anni di studio, eh, ti ha sicuramente mai dato un buon voto per aver detto una cosa del tipo: secondo me, la domanda è sbagliata. Anzi, quel bambino lì che alzava la mano per dire Ma la domanda è sbagliata, veniva zettito. Così siamo cresciuti diventando bravissimi ad organizzarci per produrre le risposte, per trovare le risposte, per saper dire le risposte, ma totalmente incapaci di mettere in discussione le domande. Il punto, però è che un titolare di impresa, se vuole le risposte che gli servono per crescere, deve imparare a fare la cosa che a scuola gli hanno insegnato esattamente che non si può fare. Deve imparare a cambiare le domande. Come faccio ad avere più pazienti? Questa è la domanda di Paolo. Ed è probabilmente una delle domande più diffuse in assoluto. Paolo, dicevamo, non ha il profitto disponibile che vuole, la sensazione è che mi servono più pazienti perché se ho più pazienti fatturo di più e se curo più persone guadagno di più. E allora via che parte la macchina delle soluzioni. Marketing, investimenti, contenuti, agenzie, ti fermo un secondo. Questa domanda si porta dietro a una premessa. Una premessa che indirizza il focus in maniera molto chiara. Il profitto disponibile è basso perché è troppo bassa la quantità di pazienti che entrano. Ma è vero? E se il problema fosse che c'è un'accettazione troppo bassa dei piani di cura? Se il profitto disponibile basso fosse causato da un'incorretta strategia di incassi, se fosse semplicemente perché l'anagrafica è gestita male, o che ci sono molti pazienti che iniziano i piani di cura, ma poi non vanno avanti per una qualche ragione li interrompono? Vedi cosa sta succedendo? Se il problema identificato, cioè non entrano abbastanza pazienti, è quello sbagliato, quel titolare, trovando una soluzione a quel problema lì, versa acqua in un secchio bucato. E più versi acqua in un secchio bucato, più semplicemente la stai sprecando. La domanda è come faccio ad avere più pazienti? Se non è quella la vera causa del problema. È un binario morto perché ti tiene focalizzato sul rubinetto e ti fa ignorare i buchi. Ma facciamo un altro esempio: perché il mio team non si impegna? La scena la conosci, le cose non vengono fatte nel modo che vorresti. I nuovi protocolli extraclici che hai preparato non vengono rispettati. Le indicazioni cadono nel vuoto e ogni giorno senti quel substrato di frustrazione che aumenta progressivamente. E nella tua testa si forma quella domanda: perché le persone non si impegnano come dovrebbero? Da lì le soluzioni sembrano due: o motivarle di più o pensiero ancora più pericoloso, cambiare le persone. Ti fermo di nuovo, anche qui c'è un presupposto nascosto. Il problema sono loro, sono le persone che non vanno. O fermo restando che questa è una premessa da zona di comfort perché ti mette fuori dal problema. D'altronde, se il problema sono loro, tu sei a posto. Tu hai fatto la tua parte, sono loro che sono sbagliati. Adesso dobbiamo trovare la soluzione al fatto che loro sono sbagliati. Un collaboratore non fa le cose come gli hai detto, la domanda perché non si impegna ti porta a giudicare lui. Ma se la domanda giusta fosse cosa ho costruito in studio io che genero questa situazione? Prima di continuare, scrivimi sotto nei commenti qual è la domanda, la questione sulla quale stai continuamente sbattendo la testa, produci soluzioni, ma sembra non risolversi mai. Scrivimela sotto nei commenti esattamente come ti viene in testa e ci torno tra poco. Ma facciamo ancora un altro esempio. Come faccio a lavorare di meno? Sei stanco, sei sempre in studio, se manchi tu un giorno, si ferma tutto. E la domanda che ti nasce naturale è come faccio a lavorare di meno? La premessa nascosta qui è sottile. La situazione è causata dal fatto che il mio problema è la quantità di lavoro che faccio. E allora le soluzioni a questa domanda diventano tagliare ore, delegare qualche compito, prendere qualche giorno libero, ma poi cosa succede? Che ti togli delle ore e dopo qualche settimana lo studio comincia a singhiozzare. I numeri scendono, i problemi si accumulano e tu rientri ancora più incasinata o incasinato di prima. La domanda come lavoro di meno? È la domanda sbagliata, in questo caso perché ti fa lavorare sulla quantità del tempo, ma non sul motivo per cui la tua presenza è ancora così indispensabile. E se la domanda giusta fosse perché il mio studio ancora non lavora senza di me? E allora, se cambi la domanda e te la fai in questo modo, la risposta prende una strada completamente diversa. La risposta ti dice che tutto quello che fai funzionare, lo fai funzionare praticamente con la tua testa. Le decisioni stanno nella tua mente, e come si fa stanno nella tua esperienza. Che le soluzioni ai problemi ce le hai soltanto tu. Non hai un sistema fuori da te. Hai te stesso che fa da sistema per tutto lo studio. Se è così, togliere ore non serve a niente. Perché togliendo le ore allo studio ti porti a casa il cervello del tuo studio e senza cervello le cose non possono funzionare. Il punto è costruire uno studio che sappia produrre valore anche senza la tua presenza costante necessaria. E quello non lo ottieni sottraendo ore. Lo ottieni costruendo protocolli, ruoli chiari, cruscotti da leggere. Lo ottieni trasferendo fuori dalla tua testa il modo in cui devono essere fatte le cose. È un lavoro diverso che porta a un risultato diverso e che nasce da una domanda diversa. Il punto è proprio questo: quando ti concentri sulla domanda sbagliata, il risultato sarà sempre sbagliato perché la risposta è sempre quella sbagliata. Il titolare che si chiede come faccio a far funzionare il mio studio dentistico anche senza di me, fra qualche anno avrà un asset. L'altro invece che si chiede come posso lavorare meno ore e cerca strategie per passare meno ore in studio, si trova in realtà sempre più incaseinato e in una situazione sempre peggiore. Stesso punto di partenza, due domande diverse, due vite professionali completamente diverse. Il punto è proprio qui: quando ti si presenta una questione, devi essere certa o certo che è la vera questione che devi risolvere, che non è un sintomo della questione, perché se risolvi il sintomo, il problema rimane, e che non è nemmeno un falso problema o una cosa mascherata da problema, che la vera causa la fa essere da una parte completamente diversa. Ok, direi che a questo punto la questione del rispondere alle domande sbagliate è un problema sia abbastanza chiara. Prima di parlare in concreto di come evitare di finirci dentro e ti do un sistema molto semplice per poter individuare sempre la domanda corretta che ti devi fare così da impiegare tempo e denaro e risorse ed energie solo sulle cose che ti servono davvero, lascia che ti dica una cosa molto importante. Quando parliamo di aumentare i risultati dello studio, ogni volta tiriamo fuori una questione nuova. Ci sono tantissime cose nella gestione extraclinica dello studio e mi rendo conto che quando le tocchiamo all'interno di questo podcast, tu ti possa sentire un po' sopraffatto o un po' sopraffatta. Beh, sappi che è normale. Far aumentare i risultati dello studio dentistico ti costringe a pensare e ragionare in modo diverso in cui sei abituato a fare. Ti porta a dover far bene il controllo di gestione, avere chiari margini, saper fare marketing in modo corretto ed efficiente, gestire un team di persone, una complessità superiori. Ci sono molte cose che devi governare e nessuno ti è mai realmente strutturato per farlo. Se vuoi una soluzione semplice che ti permette sempre di farti le domande giuste, trovare velocemente le soluzioni adatte e avere delle procedure operative per poterle mettere in pratica, sappi che il sistema operativo Profit Monday è la metodologia di gestione dello studio dentistico che ti permette di mettere tutto questo insieme. Ti permette di aumentare il profitto disponibile e soprattutto ti permette di far funzionare il tuo studio dentistico anche senza la tua presenza costante e necessaria. È il tuo libretto di istruzioni. Se senti che può fare per te, sotto nei commenti ti lascio il link nel quale trovi tutte quante le informazioni. Puoi cliccarlo subito. Ok, quindi, come fai a capire davanti a un problema se ti stai facendo la domanda giusta oppure no? Puoi farti tre domande e te le devi fare davanti a qualsiasi problema gestionale prima che tu ti metta lì a cercare le soluzioni. La prima di queste tre domande è questa: Quale premessa, quale presupposto sto accettando senza averlo mai verificato? Ogni domanda che ti fai contiene una premessa nascosta. Come trovo più pazienti, presuppone che il problema sia un problema di quantità. Perché il team non si impegna, perché le mie persone non fanno quello che devono fare, presuppone che il problema siano le persone. Quello che devi fare è tirare fuori la premessa, andare a scavare più a fondo e chiederti: è vera, l'ho mai verificata con dei dati o è qualcosa che do per scontato? Se la risposta è non l'ho mai verificata con dei dati, vai a cercare dei dati e vai a guardare se è la premessa corretta. Perché se non è la premessa corretta, devi assolutamente cambiare la domanda. La seconda domanda è quella con la quale credo che tu ti senta più a tuo agio, perché è questo problema: è il reale problema o è soltanto un sintomo? È soltanto l'effetto della vera questione che devo risolvere. Ricordati che il dolore che senti è quasi sempre un sintomo. La poltrona vuota è un sintomo, non è un problema. La cartella non compilata, la procedura non rispettata è un sintomo, non è un problema. Il basso profitto disponibile è sempre un sintomo, non è mai un problema. È sempre la conseguenza di qualcos'altro. Tu devi andare alla radice di questo qualcos'altro. La questione è che il sintomo è rumoroso perché fa tanto casino ed è urgente. La vera causa è silenziosa e latente. Ma la devi cercare, la devi trovare perché è solo quella la cosa sulla quale devi lavorare. Perché quando risolvi quella, tutte le altre problematiche collegate vanno a posto da sole. Se cerchi di risolvere una problematica secondaria, un sintomo, senza intervenire sulla causa, sulla vera radice del problema, non ci salti fuori. La terza ed ultima domanda è particolare, ma è molto potente. Se questo problema sparisse domani mattina, cosa rimarrebbe irrisolto che ancora non funziona nello studio? Se la risposta è niente, sarei a posto, ottimo, quello è il problema più urgente sul quale ti devi concentrare. Ma se ti accorgi che risolvendo anche quel problema qualcosa di sbagliato continuerebbe ad accadere, allora hai la prova che stai lavorando sul livello sbagliato. Non sempre te le devi fare tutte e tre, perché molto spesso ne basta una e hai già individuato il fatto che ti stai concentrando sulla cosa sbagliata. Ma tu approccia sistematicamente qualsiasi nuovo problema che devi risolvere facendoti queste tre domande. Cambia le domande iniziali. Dalla mia esperienza ti posso dire che nell'80-90% dei casi, quando mi arriva un problema, quasi mai quel problema è il problema reale che devo risolvere. Cambia le domande iniziali perché solo se cambi le domande iniziali puoi arrivare dove vuoi davvero. Seguimi nel ragionamento. Tu all'inizio dell'anno ti dai degli obiettivi: più profitto, più tempo, un team più autonomo. Poi costruisci un piano per raggiungerli. E quel piano è fatto di azioni. E le azioni sono le risposte alle domande che ti sei fatto. Se le domande di partenza sono sbagliate, tutto il piano è sbagliato. Per quanto tu lo esegua bene, per quanto tu ti impegni. E qui c'è anche un'altra maledetta fregatura, perché poi uno si giustifica del fatto di non essere riuscito dicendosi ma ho lavorato al meglio! Cosa potevo fare di più? Niente, forse dovevi fare qualcosa di meno. Era non lavorare su quel piano, non fare tutta quella fatica per qualcosa che non ti porta dove vuoi, ma semplicemente era cambiare le domande iniziali, quello che potevi fare in più o meglio. Pensala così: i tuoi obiettivi annuali sono la destinazione. Le domande che ti fai sono l'indirizzo che digiti nel navigatore. Tu puoi avere la macchina perfetta, puoi guidare benissimo, puoi partire puntuale e non fermarti mai. Ma se nel navigatore hai messo l'indirizzo sbagliato, a fine giornata sei arrivato da qualche parte, peccato che non sia, il posto dove volevi arrivare davvero. Non è colpa della macchina, non è colpa della tua guida, non è nemmeno colpa del tuo impegno. Era l'indirizzo ad essere sbagliato. Ecco perché tanti titolari alla fine dell'anno si ritrovano come Paolo. Hanno lavorato tantissimo e gli obiettivi sono ancora lontani. Non gli sono mancate le soluzioni, non gli è mancato l'impegno, non gli è mancata l'energia, non gli sono mancati gli investimenti. Gli sono mancati i problemi giusti su cui concentrarsi semplicemente perché non hanno cambiato le domande. Ora so probabilmente a cosa stai pensando: sento il rumorino del criceto che corre sulla ruota. Andre, ma io non ho tempo di filosofeggiare attorno alle domande. Ho uno studio da mandare avanti. Lo capisco. E lascia che ti dica una cosa: I dieci minuti che passi a verificare se la domanda è quella giusta sono tempo che ti fa risparmiare un anno intero a correre nella direzione sbagliata. Il non ho tempo è esattamente il motivo per cui resti dentro la tua trappola. Sei troppo occupato a rispondere per fermarti e chiederti se stai rispondendo alle domande giuste. Andre, ma come faccio a sapere in anticipo che una domanda è quella giusta? Non lo sa in anticipo, nessuno lo sa con certezza. Hai le tre domande di verifica che ti ho dato da fare, ti servono per smontare la domanda che ti stai facendo e renderti conto se è quella corretta oppure no. Andre! Ma guarda che nel mio caso il problema è davvero quello. Il mio studio è diverso! Non lo so, ogni titolare crede che il suo studio sia l'eccezione. E forse hai ragione tua, eh? Forse il problema è davvero quello che pensi. Ma c'è solo un modo per scoprirlo. Passare quella maledetta domanda nel setaccio delle tre domande di verifica che ti ho dato. Se regge, perfetto, hai la conferma e lavori sereno. Se non regge, altrettanto bene, hai appena evitato di buttare via un anno. In entrambi i casi ci guadagni. La differenza tra un titolare che cresce ed un altro che resta fermo al palo è la capacità di trovare soluzioni. Sta nella capacità di individuare i problemi giusti e di risolverli nel modo giusto. E i problemi giusti emergono solo quando hai il coraggio di cambiare le domande, quando smetti di fare quello che ti hanno sempre insegnato. Che nel momento in cui ti viene sottoposto una domanda, il tuo compito è trovare la risposta migliore. Quindi facciamo una cosa adesso, o se mi stai ascoltando in macchina mentre vai o ritorno dallo studio, magari fallo dopo. Ma prendi un foglio di carta. Scrivi, scrivi il problema più grande che hai in testa in questo momento. Quello su cui stai cercando una soluzione da settimane, da mesi, scrivilo sotto forma di domanda esattamente come te la fai. Poi passalo attraverso le tre domande di verifica. Quale premessa sto accettando senza averla verificata? Questo è il problema o è solo il sintomo? Se sparisse domani, cosa resterebbe comunque che non funziona? Fai questo esercizio prima di chiudere la giornata di oggi. E poi scrivimi nei commenti anche come è cambiata la tua domanda. Perché ti garantisco che per la maggior parte delle persone che fanno questo esercizio, la domanda cambierà. Il momento migliore per smettere di rispondere alle domande sbagliate era gennaio, il secondo momento migliore per farlo è adesso. Ciao, io ti aspetto nel prossimo episodio.